Документы государственного фонда данных южноуральцы получают в Управлении Росреестра в короткие сроки

В Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Челябинской области разработали и внедрили систему хранения и предоставления документов государственного фонда данных.

В число полномочий Управления Росреестра по Челябинской области входит такое направление деятельности, как ведение государственного фонда данных, полученных в результате проведения землеустройства (ГФДЗ), и предоставление заинтересованным лицам документов из этого фонда. Чаще всего правообладателей интересуют копии землеустроительных дел или материалы инвентаризации земель для оформления прав на земельные участки или разрешения земельных споров, а кадастровые инженеры обращаются за получением сведений о координатах пунктов государственной геодезической сети, необходимых для определении границ земельных участков. 

Чтобы оптимизировать этот процесс, понадобилось осуществить перевод, а также использование и хранение материалов ГФДЗ в электронном виде. Управление Росреестра по Челябинской области стало «пилотным» проектом ведомства в этой части.  Учитывая значительные объемы находящихся на хранении материалов ГФДЗ, было необходимо обеспечить и высокую скорость обработки документов, и удобный способ дальнейшей работы со скан-образами. Решая эту задачу, специалисты Управления разработали, внедрили и с февраля 2018 года успешно эксплуатируют специальный программный продукт. Благодаря чему на сегодня в электронной базе данных Управления появилось 198 375 записей, содержащих описание материалов (инвентарный номер, адрес, площадь, вид документа и др.), а в файловое хранилище помещены 153 716 документов.

В итоге запрашиваемые южноуральцами материалы ГФДЗ готовятся в максимально короткий срок. Кроме того, внедрение системы их хранения и систематизации позволило упростить процесс создания электронных документов, обеспечить простоту и удобство обращения к имеющимся в базе документам, централизовать архивы, распределенные по всей области в территориальных отделах Управления, и обеспечить контроль за выполнением работ. У специалистов при рассмотрении заявления о предоставлении материалов есть возможность предварительного просмотра скан-образа без обращения к документу на бумажном носителе, что, в числе прочего, позволяет обеспечить сохранность крупноформатных документов, подготовленных несколько десятков лет назад.

Возможность дистанционного просмотра образов документов способствует также   подготовке в короткие сроки ответов на запросы судебных и правоохранительных органов, а наличие скан-образов избавляет при направлении сведений от необходимости нового копирования многостраничных документов.