Как происходит оцифровка архивных документов

В рамках «Национальная система пространственных данных», проводится оптимизация процесса выполнения работы по переводу бумажных реестровых дел, сформированных до 1 января 2017 года, в электронную форму.

Сегодня большинство государственных услуг можно получить в электронном виде, но часто для их предоставления требуются бумажные документы. Поэтому работнику отдела ведения архивов и фондов после получения соответствующего запроса необходимо найти в «бумажном архиве» нужное дело, проанализировать, составить внутреннюю опись на документы, отсканировать и перенаправить электронный образ дела обратно адресату, от которого был получен запрос. Этот процесс отнимает много времени, что приводит к увеличению срока принятия решения по заявлению и, соответственно, увеличивает срок ожидания для заявителя.

Хранение документов в бумажном виде всегда сопровождается риском их порчи или утраты. Бумажный документооборот замедляет работу отделов и снижает ее эффективность.

«Из-за этих несовершенств «бумажного архива» появилась необходимость перехода к «электронному архиву», который имеет ряд преимуществ: надежная защита информации и быстрый поиск документа. Кроме того, электронный архив не требует площадей для хранения документов, а единая информационная база оптимизирует работу отделов, ускоряя доступ к нужной документации», – пояснила заместитель директора - главный технолог филиала ППК «Роскадастр» по Курской области Людмила Иванова.

Для того чтобы цифровизация архивов была качественной и полной, специалисты Роскадастра проводят анализ хранящихся документов, затем сканируют их на современном оборудовании и проводят анализ электронного образа на соответствие его бумажным документам, полноту и качество сканирования. Далее электронный образ заверяется электронной подписью и загружается в специализированную автоматизированную информационную систему АИС «Архив».

«Перевод реестровых дел в электронный вид позволит оптимизировать состав хранимых документов, будет способствовать их оперативному поиску, значительно сократит сроки предоставления государственных услуг по кадастровому учету, регистрации прав на недвижимое имущество и предоставлению сведений из Единого государственного реестра недвижимости», – отметила заместитель руководителя Управления Росреестра по Курской области Анна Стрекалова.